Хранить документацию на бумаге так же неудобно, как и дорого. Оцифровка и документооборот во многих компаниях остаются неэффективными из-за неправильного выбора инструментов. Журналисты PCWorld дают советы о том, как создать удобный, безопасный и современный репозиторий, который позволит вам ускорить процессы в области учета, отчетности и сэкономить время и расходы, связанные с отправкой документации. Система Ready_ ™ is — это решение для небольших организаций, готовое к самостоятельному внедрению
Оптимальный документооборот
Важным аспектом работы любой компании является электронная почта. Именно по электронной почте отправляются коммерческие предложения и контракты, предложения о сотрудничестве и информация от подрядчиков. Фирменная почта также используется для внутренней коммуникации — она используется для отправки директив и постановлений, а также проектов контрактов и коммерческих предложений. Десятки документов прокручиваются в почтовых ящиках компании каждую неделю. Часто трудно контролировать переписку — хороший пример ситуации, когда экипажу отправляется новый заказ. Как вы можете быть уверены, что каждый прочитал его содержание и будет следовать его инструкциям, когда они будут реализованы?
Система Ready_ ™ is является хорошим средством от таких болезней . Это операционная система для бизнеса, разработанная компанией eDokumenty , которая известна как один из лидеров сегмента ECM в Польше (согласно отчету Computerworld TOP200, издание 2019 года). Одним из многочисленных преимуществ системы является полное обслуживание документов и переписки по электронной почте, обеспечение оптимального электронного документооборота, а также полный контроль над их совместным использованием, авторизацией, управлением и созданием. Включенное в него приложение « Корреспонденция и вопросы» предназначено для упрощения работы и в то же время предлагает ряд возможностей, связанных с операциями с документами компании. Их обслуживание является всеобъемлющим — оно охватывает все аспекты обработки документов, что позволяет вам создать оптимальный рабочий процесс в компании.
Переписка компании всегда прозрачна
Система Ready_ ™ enables позволяет регистрировать и пересылать деловую переписку, в том числе назначать сообщения соответствующим получателям, а также записывать дату прибытия корреспонденции и пересылать ее сотруднику. Вы также можете приложить к документу отправленное вами письмо с инструкциями о том, как поступить в его случае. Здесь стоит подчеркнуть, что система имеет возможность редактировать документы в любом используемом формате — это возможно благодаря использованию технологии Hot Folder и протокола WebDAV . Оригинал не уничтожается — последующие версии файла с соответствующей маркировкой сохраняются на сервере. Еще одна полезная функция — возможность создавать новые документы с использованием предварительно определенных шаблонов. Процесс создания шаблонов дает вам множество возможностей для их создания — от выбора бланка до автоматического заполнения поля и сохранения готового документа в одном из трех самых популярных форматов файлов, т. Е. .Pdf, .rtf и .docx.
Intranet
Благодаря механизму BPMN документы достигают не только нужных получателей, но и базы документов компании — Интранет . Это архив, в котором собраны все документы компании. Их можно искать в любое время, и быстрый поиск конкретных возможен благодаря возможности поиска по указанным категориям и фильтрам. У нас также есть решение вышеупомянутой ситуации — когда вы хотите предоставить сотрудникам важную информацию, вы можете распространять ее из интрасети по многим каналам, таким как мобильное приложение, электронная почта или поток уведомлений. Сотруднику, прочитавшему содержимое, достаточно щелкнуть один раз, и отправитель получит подтверждение о получении документа. Это сохраняется в истории документа, и в случае возникновения спора вы можете проверить, когда информация была прочитана. Кроме того, система Ready_ ™ отображает отчет со списком получателей, которые уже отправили подтверждение, и тех, кто еще не сделал этого.
Для удобства пользователей вы можете пометить часто используемые документы как избранные, чтобы к ним можно было обращаться без необходимости их поиска. Интранет — это цифровой эквивалент картотеки, полной переплетов. Это решение не только гарантирует удобное хранение буквально всех документов (которые никогда не будут потеряны одновременно), но также позволяет экономить расходы, связанные с их печатью, и является проэкологическим.
Рабочий процесс двигателя, который вы хотите!
Но это не конец преимуществ — механизм рабочего процесса, используемый в системе Ready_ ™ , позволяет независимо проектировать процессы, соответствующие стандарту BPMN, с использованием графического инструмента. Это позволяет самостоятельно указать процесс обращения, консультации и принятия документов. Его преимуществом является прозрачный интерфейс с использованием графических блоков. Ничто не мешает вам доверить эту задачу самой системе. Полное удобство экономит время, которое в противном случае пришлось бы тратить на ручную проверку информации.
Комплексное обслуживание цифровых и бумажных документов
Система Ready_ ™ was была создана для предоставления комплексного обслуживания для всех типов документов. Следовательно, с цифровыми вы получаете услугу квалифицированного процесса и интеграцию с платформой ePUAP , которая позволяет отправлять цифровую подпись в соответствующие учреждения (например, в налоговую инспекцию или ZUS). Когда необходимо отсканировать бумажный документ, усовершенствованные механизмы распознавания преобразуют его в редактируемый цифровой файл, к которому можно применить исправления и изменения. В случае отправки заказных писем система предлагает возможность удобной печати книги отправителя в соответствии с требованиями Poczta Polska.
суммирование
Современный бизнес связан с документами, которые накапливаются со временем. Система Ready_ ™ rel избавляет вас от необходимости иметь дело с ними, беря на себя ответственность за управление, сбор и передачу писем различных типов. Это дает полное удобство с огромным количеством возможностей, благодаря которым быстро становится неотъемлемым элементом эффективного функционирования бизнеса. Вы можете убедить себя в этом в любое время, воспользовавшись возможностью бесплатно протестировать его — и это определенно стоит сделать!
