Google Docs — что это такое и как их использовать?

0
32

Документы Google — это возможность создавать и редактировать бесплатные онлайн-текстовые файлы, с которыми вы можете сотрудничать. Как начать и как извлечь из них максимальную пользу?


Содержание
Как начать работу с Google Docs? Как вы редактируете и форматируете Документы Google? Преобразование файлов Office в формат Документы, Листы или Слайды Документы Google — Общий доступ к файлам и папкам Документы Google — Общий доступ к файлам

Документы Google позволяют, среди прочего, готовить отчеты, создавать совместные проектные предложения, шаблоны предложений или отслеживать заметки о собраниях. Это очень практическая помощь как в частной, так и в профессиональной работе. Кроме того, они являются альтернативой пакету Microsoft Office , с которым они полностью совместимы. Кроме того, вы можете легко открывать сохраненные файлы как в документах Office, так и в приложениях, поэтому нет проблем сохранить созданный текстовый документ в Интернете, а затем открыть его в автономном режиме с помощью программы. Слово.

Как начать работу с Google Docs?

Вы можете использовать Документы через браузер на устройстве Android или iOS . В первом случае достаточно любого веб-браузера, в другом — соответствующие приложения.

Google Docs - что это такое и как их использовать?

После загрузки приложения или открытия веб-сайта вы должны войти в свою учетную запись Google . Там вы увидите шаблон документа, а также недавно использованные документы. После нажатия на меню (три горизонтальные линии в верхнем левом углу) откроется опция для создания любого файла любого типа, то есть текстового документа, электронной таблицы, презентации или формы.

Google Docs - что это такое и как их использовать?

Просто нажмите на нужный, чтобы начать создавать документ данного типа. Вы делаете это в каждой категории, нажимая значок со знаком +. Доступные шаблоны могут значительно облегчить жизнь — во многих случаях они чрезвычайно практичны.

Google Docs - что это такое и как их использовать?

Стоит отметить, что в каждой категории документов новый, созданный без использования шаблона, очень похож на пустой документ в соответствующем приложении Office . Вы также можете создавать документы прямо с уровня диска Google — затем просто щелкните большой значок со знаком + слева, чтобы увидеть меню, которое позволяет вам сделать это.

Google Docs - что это такое и как их использовать?

Как вы редактируете и форматируете Документы Google?

Как и в MS Office , вы можете редактировать и изменять любой документ. Просто наведите на него курсор и выберите открытие в Документах из контекстного меню. Затем вы можете редактировать так же, как в обычном документе, то есть выбирать слова, щелкать в любом месте, чтобы вставить курсор, отменить или повторить действия, создать абзацы, пробелы, вставить графику и т. Д. Если вы редактируете файлы, созданные в Office ( или другое), затем вверху, рядом с именем, вы увидите расширение исходного файла. Вы можете сохранить файлы в формате Google Docs , выбрав « Сохранить как документ Google » в меню « Файл» .

Google Docs - что это такое и как их использовать?

Загрузка в документы документов, которые есть на вашем диске, также осуществляется через меню « Файл» — все параметры загрузки можно найти после выбора функции загрузки . Функция редактирования файлов Office может использоваться со следующими типами файлов Office:

  • Файлы Word: .doc, .docx, .dot
  • Файлы Excel: .xls, .xlsx, .xlsm (файлы Excel с включенным макросом), .xlt
  • Файлы PowerPoint: .ppt, .pptx, .pps, .pot

Примечание . Если вы измените документы Word, Excel или PowerPoint, более старые, чем пакет Office 2007, с помощью функции редактирования файлов Office, они будут сохранены в более новом формате.

Преобразование файлов Office в документы, листы или слайды

Чтобы конвертировать:

  • В Google Диске дважды щелкните файл Office . Предварительный просмотр файла появится.
  • Вверху нажмите Открыть в Google Документы / Листы / Слайды (вы можете выбрать из выпадающего меню).
  • Примечание. Если вы не видите эту опцию, нажмите Открыть с помощью, а затем Google Документы / Листы / Слайды.
  • После просмотра файла в Документах нажмите Файл, а затем Сохранить как Документ Google / Электронная таблица / Презентация .

Google Docs - что это такое и как их использовать?

Если вы не хотите каждый раз выполнять ручное преобразование, вы можете установить этот параметр для автоматического преобразования всех загрузок Office в формат Документов, листов или слайдов Google в будущем. Для этого:

  • Откройте Google Диск.
  • В правом верхнем углу нажмите Настройки (значок шестеренки), а затем Настройки .
  • Рядом с надписью « Преобразовать загруженные файлы » включите « Преобразовать загруженные файлы в редактор Документов Google ».

Google Docs - что это такое и как их использовать?

Помните, что это вступит в силу с этого момента, поэтому ранее загруженные файлы не будут преобразованы.

Документы Google — общий доступ к файлам и папкам

Поскольку основы позади, пришло время представить одну из самых полезных функций «Документы» для групповой работы — то есть обмен файлами и папками, которые вы храните на Google Диске. В случае частной учетной записи вы можете поделиться ею с кем-либо, но в случае служебной учетной записи ваша организация может наложить ограничения на их совместное использование. В обоих случаях, когда вы делитесь файлами с Google Диска, вы можете выбрать, смогут ли пользователи редактировать, комментировать или просто просматривать файл. Когда вы делитесь контентом с Google Диска, применяются правила программы Google Диска.

  • На вашем компьютере откройте диск и затем щелкните правой кнопкой мыши файл, которым вы хотите поделиться
  • Выберите опцию Поделиться
  • В разделе «Люди» введите адрес электронной почты пользователя, которому вы хотите поделиться
  • Примечание . Если вы предоставите доступ к файлу кому-то, чей адрес электронной почты не связан с учетной записью Google, он сможет только просмотреть файл.

Google Docs - что это такое и как их использовать?

Чтобы определить, что выбранный человек может сделать с вашим файлом, нажмите стрелку:

  • Может просматривать: пользователь может просматривать файл, но не может ничего изменить или поделиться им с другими.
  • Можно комментировать: пользователь может добавлять комментарии и предложения в файл, но не может ничего менять или делиться им с другими.
  • Можно редактировать: пользователь может вносить изменения, принимать и отклонять предложения, а также делиться файлом с другими.
  • Если вы не хотите уведомлять других по электронной почте, нажмите « Дополнительно» и снимите флажок « Отправить уведомление» . Если вы отправите такое уведомление, любой введенный вами адрес электронной почты будет виден в этом сообщении.
  • Нажмите Отправить

Примечание: файл может одновременно редактировать и комментировать до 100 человек.

И наоборот? Нет проблем — вы можете запретить другим пользователям редактировать и делиться вашим файлом. Для этого:

  • Откройте главный экран Google Диска, Документов Google, Google Sheets или Google Slides.
  • Выберите файл или папку.
  • Нажмите Поделиться или Поделиться Поделиться.
  • В правом нижнем углу окна «Поделиться с другими» нажмите «Дополнительно».
  • Рядом с человеком, которому вы больше не хотите делиться элементом, нажмите «Удалить».
  • Нажмите Сохранить изменения.

Документы Google — обмен ссылками на файлы

Альтернативой личному обмену является создание ссылки на файл. Тогда все люди, имеющие ссылку, смогут открыть этот файл, и ваше имя будет отображаться как имя владельца файла. Как сделать

  • В правом верхнем углу нажмите ссылку «Поделиться ссылкой».
  • Рядом с «Любой, у кого есть ссылка», нажмите стрелку вниз. Стрелка вниз.
  • Узнайте больше о том, как другие могут просматривать, комментировать и редактировать файлы
  • Скопируйте ссылку и вставьте ее в электронное письмо или другое место, где вы хотите поделиться им.

Google Docs - что это такое и как их использовать?

Вам не нужно ограничивать себя — если вы хотите, чтобы любой пользователь интернета мог искать и открывать ваш файл, вы можете поделиться им публично. Как и в предыдущей ситуации, когда вы публикуете файл публично, ваше имя будет отображаться как имя владельца файла. Имейте в виду, однако, что если вы используете школьный или корпоративный аккаунт Google, публичный обмен может быть невозможен.

Чтобы создать публичную ссылку:

  • Нажмите Скачать ссылку для обмена.
  • Рядом с «Любой, у кого есть ссылка», нажмите стрелку вниз
  • Нажмите «Еще», а затем «Вкл.» В Интернете.
  • Нажмите Сохранить.
  • Выберите, что люди с ссылкой могут сделать с файлом (см. Ниже).
  • Нажмите Готово .

Google Docs - что это такое и как их использовать?

Разделяя ссылку на файл, вы можете контролировать, с кем другие могут делиться ею. Эти параметры зависят от того, используете ли вы школьный или корпоративный аккаунт Google или Gmail.

  • Общедоступно в Интернете: любой может найти ваш файл в Google и открыть его, не входя в свою учетную запись Google. Если вы используете школьный или корпоративный аккаунт Google, этот параметр может быть вам недоступен.
  • Вкл — любой, у кого есть ссылка: любой, у кого есть ссылка, может открыть ваш файл без входа в свою учетную запись Google. Если вы используете школьный или корпоративный аккаунт Google, этот параметр может быть вам недоступен.
  • Включено — Ваш домен. Если вы используете школьную или рабочую учетную запись Google, любой, кто вошел в учетную запись вашей организации, может выполнить поиск и открыть файл.
  • Вкл. — все в вашем домене со ссылкой: Если вы используете школьную или рабочую учетную запись Google, любой, кто вошел в учетную запись вашей организации, может использовать ссылку, чтобы открыть файл.
  • Люди с ограниченными возможностями: только пользователи, которым вы предоставили доступ к файлу, смогут его открыть.

Google подготовил ряд опций, связанных с блокировкой и удалением общих файлов.

  • Чтобы остановить общий доступ к файлу: выберите файл или папку, затем выберите параметр « Общий доступ» , в правом нижнем углу окна « Поделиться с другими » нажмите « Дополнительно» . Рядом с человеком, которому вы больше не хотите делиться элементом, нажмите « Удалить», а затем — « Сохранить изменения».
  • Если вы удалите ссылку на файл, к ней будут иметь доступ только вы и люди, с которыми вы напрямую делитесь. Как сделать Выберите файл, нажмите « Поделиться» , а рядом с «Любой, у кого есть ссылка» нажмите стрелку и укажите « Еще» . Нажмите на кружок рядом с пунктом «Люди с ограниченными возможностями», затем « Сохранить и Готово» .

Если вы удалите свой общий файл, люди, которые могут просматривать, комментировать или редактировать его, смогут копировать файл до тех пор, пока вы не удалите его окончательно — вы можете сделать это, перейдя в корзину и нажав Удалить навсегда .

Если вы удалите общий файл, который вам не принадлежит, он будет удален с вашего диска, но все равно будет доступен для других соавторов. Чтобы восстановить файл, откройте ссылку на него, нажмите « Файл» , а затем « Добавить на мой диск» .