Как контролировать свой Gmail — советы и подсказки

0
39

Вот несколько полезных советов и приемов, которые помогут вам освоить и организовать свой почтовый ящик Google.

Gmail является одним из самых важных инструментов от Google. У него 1,5 миллиарда пользователей по всему миру. Этот сервис охотно выбирается пользователями и предприятиями из-за большого количества дополнительных функций. В учетной записи Google хранятся контакты, настройки и данные приложений наших устройств с операционной системой Android , и с помощью идентификатора Google мы можем войти во многие службы, используя пароль для нашего почтового ящика. Это отличная помощь. Кроме того, в пакете с бесплатной учетной записью электронной почты мы получаем 15 ГБ дискового пространства Google и возможность отправлять неограниченное количество фотографий (после сжатия) в сервисе Google Фото . Это самые важные преимущества наличия почтового ящика Google. Благодаря им и постоянному развитию сервиса, он популярен во всем мире.

Источник: Google

Ваш почтовый ящик выглядит как бесконечный список вещей, которые можно сделать наверняка. Несмотря на фильтрацию спама, у вас все еще есть много личных и деловых сообщений. Кроме того, есть уведомления от других служб и напоминания о биллинговом периоде или коды уведомлений.

В этом месяце Gmail отпраздновал свое 15-летие , и Google хвастался, что этим сервисом пользуются более миллиарда пользователей по всему миру. Мы собрали простые советы и рекомендации, чтобы сделать вашу работу с почтовым ящиком Gmail быстрее, проще и удобнее. Вот они:

Как контролировать свой Gmail - советы и подсказки

1. Уменьшите количество уведомлений: не беспокойтесь о уведомлениях для каждого нового электронного письма — вместо этого активно проверяйте свой почтовый ящик. Вы можете настроить уведомления на определенные электронные письма на вашем телефоне, например, от начальника. Это поможет вам определить важные электронные письма.

2. Ответ в течение 24 часов. Возможно, вы не сможете отвечать на все сообщения, как только получите их. Хорошим способом является добавление быстрого ответа, который информирует отправителя: «Привет, я получил ваше сообщение, но не могу ответить на него сейчас», чтобы сообщить моим коллегам, что я получил сообщение, и в то же время предотвратить повторное напоминание других сообщений. Кроме того, Gmail сама напоминает вам, если спустя долгое время вы не ответили на сообщение.

3. Время от времени закрывайте входящие сообщения: почтовый ящик является важным рабочим инструментом, но его также можно эффективно отвлекать. Большинство людей запускают его утром и оставляют открытым в фоновом режиме в течение рабочего дня, получая уведомления о прибытии нового сообщения и проверяя их каждые 30 минут или чаще. Если вам нужно сделать что-то важное, попробуйте закрыть вкладку сообщений, чтобы сосредоточиться на своей работе.

4. Не читайте одно и то же сообщение еще раз: признайте, что вы когда-то открыли, и прочитайте только электронное письмо, чтобы снова пометить его как непрочитанное. Это пустая трата времени, потому что вы должны прочитать это позже, чтобы вспомнить, что вы должны были делать. Прочитайте сообщение только один раз и пометьте его, чтобы знать, что делать

5. Сортировка, чтение и ответ — это отдельные задачи: большинство людей делают много вещей одновременно, что приводит к снижению эффективности, тратя много времени на переключение между задачами. Хороший способ — отсортировать сообщения по приоритету, а затем сосредоточиться на чтении каждого и ответе.

6. Храните только важные электронные письма: когда сообщение не важно для вас, вместо того, чтобы оставлять его прочитанным, вы будете архивировать или удалять его. Если вы этого не сделаете, у вас в почтовом ящике будет много ненужных сообщений, которые отомстят вам, если вам нужно быстро найти сообщение. Кроме того, многие ненужные сообщения могут создать впечатление, что у вас больше дел, чем есть на самом деле.

7. Контролируйте свои фильтры: вы обязательно получите сообщения, которые вам не нужны. Настройте фильтры в соответствии с вашими потребностями, чтобы вы не получали уведомления о поступлении новостей с помощью следующего информационного бюллетеня или рекламной газеты. В то же время эти сообщения не удаляются, и вы можете быстро найти их при необходимости.

8. Не путайте прочитанные и непрочитанные сообщения электронной почты. Объединение прочитанных и непрочитанных сообщений электронной почты в вашем почтовом ящике — рецепт для дополнительной путаницы. Новые электронные письма должны идти в один раздел, а сообщения, которые вы уже прочитали и требуют действий, должны быть в другом разделе. Вы можете создать окно для нескольких почтовых ящиков или переместить электронные письма в другой ярлык для определенного действия (например, «сделать»).

9. Чтобы сосредоточиться, держите новые сообщения вне поля зрения: трудно сосредоточиться на работе и отвечать на сообщения, когда вы видите, что новые электронные письма время от времени попадают в ваш почтовый ящик. Чтобы избежать соблазна перестать работать и прочитать новое сообщение, попробуйте работать в разделе, отличном от папки «Входящие».

10. Чтобы найти то, что вам нужно, просто выполните поиск: Google славится своей системой веб-поиска. Gmail также имеет расширенные возможности поиска для вашего почтового ящика. Вы можете искать сообщения по дате, отправителю, теме (и многим другим) или создавать даже более подробные запросы старше 6 месяцев.