Бумажная документация порождает много проблем, связанных с каталогизацией, доступом и безопасностью. Проблема во многих организациях заключается в плохом выборе инструментов и недостаточной осведомленности о том, что бумага может быть эффективно исключена из многих бизнес-процессов. На пути к цифровому рабочему месту мы предлагаем, как системы DMS / ECM могут улучшить проблемы обработки документов в небольшой и средней компании.
Содержание
Несколько терминов Электронный документооборот Обработка счетов на закупки Преимущества внедрения DMS На пути к автоматизации переписного журнала ECM
Есть много модных слов, связанных с поддержкой электронной документации, которая, из-за их корпоративного характера, может вызвать много опасений и недоразумений среди работников небольших предприятий. Несмотря на опасные названия, DMS, документооборот и системы ECM уже некоторое время находятся под защитой малых и средних компаний. О чем это все?
Горстка понятий
DMS ( Система управления документами , также как Electronic Document Management , EDM ) — это группа инструментов для обработки и обработки документов в компании, независимо от их формы и источника происхождения (внутреннего, из среды). Система DMS позволяет отражать (профессионально: моделировать ) бизнес-процессы, связанные с обработкой документации, делая их доступными для сотрудников в электронной форме.
Компонентом такого решения обычно является система рабочих процессов . Это позволяет вам наметить способ обмена информацией между сотрудниками на протяжении всего жизненного цикла документа — с момента его поступления в компанию путем добавления описаний и принятия, до назначения учетной записи и архивирования .
Система Ready_ (eDokumenty) позволяет автоматизировать процессы документооборота и приемки. Источник изображения: ready-os.com/pl
Система управления контентом ( ECM) предполагает более широкий взгляд на вопросы сбора, обработки и архивирования контента, которые помимо текста могут представлять собой мультимедиа, базы данных и иным образом накапливаемые знания компании. В рамках системы ECM можно обрабатывать контент независимо от его формы — от бумажных документов, сканов, электронной почты, веб-контента до записей в социальных сетях .
Электронный документооборот
Отправной точкой для более широкой оцифровки компании может стать внедрение электронного документооборота ( DMS ). Цель такого мероприятия — вывести бумажные документы из обращения и заменить их электронной версией. Система DMS должна охватывать входящую корреспонденцию, например, счета-фактуры на покупку , письма , контракты и внутренние документы компании, такие как заказы , заявления на отпуск или расчеты делегирования .
Примером готового решения, которое воплотит эти предположения в жизнь, является Ready_ — операционная система для бизнеса . Этот инструмент отражает видение цифровой рабочей среды, объединяя в себе систему электронного документооборота, документооборота и групповой работы . Это набор готовых бизнес-приложений: рассылка счетов-фактур, запросов на отпуск, делегаций, CRM и других, которые при интеграции помогают компьютеризировать продажи, администрирование, обслуживание клиентов, управление продуктами и услугами, процессы поставки и контроля.
Система Ready_ (eDokumenty) позволяет регистрировать и обрабатывать документы в компании, включая создание новых документов из определенных шаблонов. Источник изображения: ready-os.com/pl
Купить счет-фактуру
Служба инвойсов на покупку является одним из наиболее часто отображаемых процессов в системе DMS. Типичный рабочий процесс в таком процессе включает получение документа из корреспонденции, его классификацию и направление в соответствующий тираж, добавление содержательного и аналитического описания счета, многоуровневое принятие и назначение в бизнес-системе компании.
Принятие документа от переписки включает в себя сканирование бумажного документа или сохранение счета-фактуры, доставленного в электронном виде, например в формате PDF или EDI . Интеллектуальный анализ данных и классификация документа позволяют его структурировать и направлять в соответствующий бизнес-процесс.
На этом этапе полезен механизм распознавания текста в графических файлах (PDF, JPEG). Идея состоит в том, чтобы загрузить и предоставить в виде данных такую информацию, как номер счета, номер заказа, название подрядчика, суммы транзакции или ставка НДС.
Разработанный и структурированный документ направлен на целевой тираж, где последующие лица его описывают и принимают. Ответивший за данный этап работник может отозвать документ, например, с просьбой дополнить информацию.
Данные, собранные в документообороте, могут автоматически передаваться в другие бизнес-системы компании и в дальнейшем обрабатываться там. Следуя примеру, утверждение счета на закупку может инициировать процесс присвоения документа в системе ERP . Благодаря функции привязки документов бухгалтеры могут просматривать сканирование исходного документа, фактически сохраненного в системе DMS, с системного уровня ERP.
Здесь следует еще раз подчеркнуть: электронный документооборот — это не только управление счетами. Обширная система DMS в основном позволяет отображать любой бизнес-процесс, связанный с документооборотом: принятие заказов на продажу, обработка запросов на отпуск или учет делегирования.
Преимущества внедрения DMS
Исключение бумажных документов из обращения является наиболее важным преимуществом внедрения системы DMS в компании. Бумажные документы сканируются и предоставляются сотрудникам в этой форме. Они не могут быть потеряны или уничтожены. Нет необходимости копировать и искать, чей на данный момент оригинал находится в руках.
Система DMS значительно ускоряет документооборот в компании. Сотрудник может проверить список документов для обработки в любое время. Если он начнет пренебрегать своими обязанностями, система напомнит ему по электронной почте о выдающихся документах, которые он должен был принять давным-давно. Или отвергни это. Вкратце: DMS дает вам полное представление о том, на какой стадии находится документ, и кто и когда занимался этим.
DMS позволяет сотрудникам использовать концепцию цифрового рабочего места. Сотрудники имеют доступ к своим документам, приложениям или контрактам с компьютера и мобильных устройств . В компании, пока работаю из дома ( домашний офис ) и даже жду самолет. Звучит хорошо, правда?
Цифровой репозиторий также позволяет легко получать доступ к архивным документам, не привлекая сотрудников бухгалтерии. Разумеется, сотрудник, имеющий соответствующие разрешения, может самостоятельно найти и извлечь документ, например, счет, необходимый для реализации гарантии, даже если он был заархивирован давно.
На пути к ECM
Цифровизация процессов управления документами — это не просто электронный документооборот. Платформа Doxis4 ECM от SER Solutions объединяет решения в области DMS, электронных файлов , управления бизнес-процессами (BPM) и архивирования . Последняя функция системы ECM позволяет хранить документы в течение длительного периода времени, эффективно защищая их от модификации и несанкционированного доступа.
Определение задачи в системе Doxis4 BPM
Отправной точкой для обработки операций в системе Doxis4 являются электронные файлы, которые объединяют контент, процессы и приложения в одной централизованно управляемой системе. Это правильное решение для компаний, которые хотят отказаться от папок и папок и различных типов комбинаций файлов. Это легко, потому что электронные файлы по структуре и внешнему виду соответствуют физическим. Doxis4 предоставляет несколько предопределенных типов файлов, которые, в зависимости от функций, могут использоваться в качестве файлов клиента в службе поддержки продаж, личных файлов в управлении персоналом или в качестве файлов контрактов в администрации.
Внедрение электронных файлов обеспечивает порядок и прозрачность документов и знаний компании. Цифровые файлы могут быть надлежащим образом защищены от уничтожения, кражи и модификации, а также широко распространены среди сотрудников, разумеется, в соответствии с предоставленными им разрешениями. Быстрый доступ к необходимой информации облегчается механизмом описания документов ( метаданными ) и обширной поисковой системой .
Журнал переписки
Прежде чем документ поступит в электронный оборот, он должен быть зарегистрирован в заочном журнале . Такой дневник можно вести стандартно: на бумаге, в Excel или в виде цифрового регистра. Последний метод кажется лучшим.
Модуль расширенного журнала корреспонденции доступен пользователям системы Ready_ . Модуль позволяет вести учет входящей, исходящей и внутренней корреспонденции только в цифровом виде, в соответствии с лучшими практиками офисного обслуживания . Ready_ обеспечивает удобную регистрацию бумаги, электронной почты и документов, загруженных с платформы ePUAP .
Встроенные словари и база данных контактов устраняют множество ошибок, возникающих при вводе последующих записей в дневнике. Сотрудник имеет возможность быстро искать записи в упорядоченной структуре журналов и генерировать различные типы выписок и отчетов. Преимущество Ready_ заключается в том, что он прочно встроен в польские реалии. В дополнение к поддержке ePUAP, модуль «Журнал переписки» позволяет вам генерировать список зарегистрированных писем в формате, принятом приложением Электронного отправителя Poczta Polska, или печатать адресные конверты с обозначением «R» и «приоритет».
Автоматизация процессов
Автоматизация процессов компании является важной целью оцифровки обработки документов. Внедрение электронного документооборота, электронных файлов, журнала корреспонденции или цифрового архива позволяет снизить нагрузку на сотрудников за счет автоматизации наиболее трудоемких, повторяющихся действий. На практике это означает возможность ограничения работы персонала, например, с получением входящей корреспонденции. Это было бы невозможно без встроенных в программное обеспечение усовершенствованных механизмов автоматизации, поддерживающих электронное управление контентом предприятия.
Речь идет о механизмах автоматизации процессов сканирования и распознавания (распознавания текста), извлечения контента и классификации документов , интеграции систем DMS / EMC с внешними бизнес-системами.
Служба классификации и извлечения платформы Doxis4 помогает собирать и классифицировать документы на основе анализа содержимого и форм. Сервис основан на предопределенных правилах, поддерживаемых механизмами искусственного интеллекта машинного обучения и обработки естественного языка (NLP) . Эта комбинация позволяет эффективно классифицировать структурированные и неструктурированные документы. «Искусственный интеллект» может оценивать контекст информации, содержащейся в документе, и настроения, с которыми он был написан. Информация, полученная таким образом, может использоваться в бизнес-процессах и рабочих процессах, например, для автоматического направления документа в надлежащий оборот, предоставления приоритета вопросам, требующим срочной обработки, или надлежащим образом защищать документы, содержащие конфиденциальную информацию.
В области захвата и классификации документов система Doxis4 использует предопределенные правила, поддерживаемые механизмами искусственного интеллекта, машинного обучения и обработки естественного языка (NLP).
Малые и средние компании могут воспользоваться преимуществами оцифровки процессов управления документами. Документооборот, журнал корреспонденции, различные файлы и корпоративные архивы являются наиболее важными областями, из которых удаление бумаги приносит ощутимые преимущества для бизнеса. Предоставление сотрудникам цифрового рабочего места и снижение затрат на обработку документов — это только начало длинного списка таких преимуществ.
