В поисках сбережений малые и средние компании с удовольствием используют заменители. Но есть и другой, лучший способ. Выбирая услуги MPS / MDS, предприятия могут эффективно финансировать новое оборудование и передавать поставку расходных материалов и услуг внешнему поставщику, а также горстке, получаемой благодаря ряду дополнительных преимуществ в виде снижения энергопотребления или отсутствия затрат на переработку оборудования. Современный подход к печати позволяет повысить удовлетворенность сотрудников, контролировать расходы и переходить к новым моделям совместного использования ресурсов.
Содержание
Современные устройства. В поисках сбережений. Делимся экономикой
Managed Print Services ( MPS ) и Managed Document Services ( MDS ) — это современный подход к печати. Под этими двумя понятиями понимается все, что связано с планированием, приобретением и оптимизацией использования принтеров в компании, поставкой расходных материалов и обслуживанием. Концепция MDS, предложенная среди других Arcus Kyocera предполагает меньшую привязанность к самой распечатке в пользу комплексной обработки документов, независимо от их формы. Этот подход расширяет услуги аутсорсинга печати за счет механизмов архивации документов, оптимизации рабочих процессов, повышения безопасности информации компании и ограничения негативного воздействия обработки документов на природную среду. Согласно концепции MPS / MDS, поддержка этих процессов и задач может быть передана внешнему поставщику.
Смотрите также наше интервью с Михалом Чередисом, президентом Arcus Group , о том, как экономика совместного использования определяет направление развития компании и чем MDS-подход отличается от MPS?
Предложение решений MPS / MDS уже доступно с одного печатающего устройства. В одной системе печати вы можете комбинировать принтеры и многофункциональные устройства (МФУ) с дополнительными функциями копирования и сканирования.
Предложение поставщиков услуг MPS / MDS включает в себя офисные принтеры и многофункциональные принтеры (MPF). На рисунке показана система цветной печати Xerox C60 / C70.
Современные устройства
Модель MPS / MDS — отличный способ финансировать покупку новых устройств, которые отвечают требованиям (функциональности) сотрудников и помогают значительно снизить общие затраты на печать (выставление счетов за количество напечатанных страниц). По договору аренды поставщик может разделить оплату за оборудование на ежемесячные платежи. С этой моделью компании могут позволить себе покупать более качественные и функциональные устройства с более низкими эксплуатационными расходами. Замена оборудования на более современное означает удовлетворение сотрудников, которые теперь могут, например, печатать прямо со своих смартфонов и планшетов или удобно копировать удостоверение личности с обеих сторон, без необходимости вручную «переводить» карты в устройство подачи.
Сердце более широкой экосистемы печати в компании — это программное обеспечение, установленное на самих устройствах и на локальном сервере печати . Такая система обеспечивает контроль над тем, кто имеет право печатать и на каких условиях, а затем дает полное представление о том, что, кто и когда печатает.
Kycoera предоставляет систему MyQ для своих устройств, которая обеспечивает безопасность документов и помогает контролировать расходы.
Локальный сервер печати позволяет использовать один драйвер для всех принтеров в компании. Сотрудник может отправить задание на печать, а затем собрать готовые материалы на принтер по своему выбору. Это так называемая распечатка трекинга . Сотрудник подходит к устройству, а затем проходит проверку подлинности. Это можно сделать с помощью карты , PIN-кода или даже смартфона (NFC) . В это время локальный сервер печати освобождает задание на печать, так что через некоторое время документы готовы для сбора.
Реализация последующей печати имеет смысл в случае устройств, установленных в общественных местах, например в коридорах, в конференц-залах и т. Д. Сотрудник может печатать на любом принтере в компании — когда его «предпочтительное» устройство временно недоступно или ему необходимо подготовить материалы в другом формате или цветная печать. Более того, благодаря механизмам аутентификации документы, содержащие конфиденциальную информацию, никогда не попадут в чужие руки. У сотрудников отдела кадров больше нет аргументов в пользу обладания «эксклюзивным» принтером.
Говоря о безопасности, программное обеспечение Xerox Workplace Suite имеет функцию защиты контента, которая защищает от утечек конфиденциальной информации путем поиска во всех напечатанных, скопированных и отсканированных документах определенного содержимого, например конфиденциальных аннотаций. Если обнаружено нарушение безопасности, администратор получит приглашение.
Смотрите также наш обзор платформы Xerox Workplace Suite : локальное решение, обеспечивающее безопасность и мобильность системы печати.
В поисках сбережений
Покупка оборудования — это только верхушка айсберга, называемая расходами. Общая стоимость владения (TCO) для принтеров также должна включать в себя приобретение расходных материалов, обслуживание и ремонт. В случае MPS / MDS дело кажется более простым, потому что все затраты на печать и обслуживание могут быть включены в один параметр в контракте: тариф за печатную страницу, разделенный на черно-белую и цветную печать. В расширенном варианте поставщик может взять на себя вопросы доставки бумаги и утилизации тонеров и устройств с истекшим сроком службы.
Передача ответственности за правильную работу и доступность оборудования стороннему поставщику означает отсутствие компромиссов при выборе оборудования и расходных материалов. Примером такого подхода может служить Kyocera, которая может похвастаться использованием керамических барабанов в своих устройствах, срок службы которых, как ожидается, составит несколько сотен тысяч страниц.
Кто-то скажет: способ снизить затраты на печать — это уменьшить печать. И это правильно. Услуги MPS / MDS помогают значительно сократить расходы на печать. Как? Большинство печатных изданий в компании являются частными материалами. Многие материалы, например электронные письма, печатаются без необходимости, даже если они являются деловыми документами.
Современные решения MPS / MDS позволяют ограничить количество отпечатков двумя способами. Сама осведомленность сотрудников о том, что их деятельность контролируется, помогает значительно сократить количество отпечатков в компании. Полная и достоверная информация об использовании принтеров позволяет точно рассчитать затраты на печать и распределить их по конкретным отделам, проектам или людям.
Другими словами, управление устройством позволяет оптимизировать и оптимизировать процессы печати, чтобы сделать использование бумаги более эффективным. Это может быть сделано в долгосрочной перспективе, например, путем замены перегруженных устройств более эффективными, неявно более дешевыми, или выбора интеллектуального решения для печати, которое может автоматически перенаправлять большое задание на печать на принтер с наименьшей стоимостью печати.
Обмен экономики
Идея MDS идеально вписывается в экономику совместного использования . Arcus, в сотрудничестве с вроцлавской компанией Zeccer, запустил сеть магазинов самообслуживания в более чем дюжине городов Польши. Публично доступные печатные устройства появились в университетах, школах и библиотеках, торговых центрах и кафе, а также в бизнес-центрах. Пользователи могут распечатывать, копировать и сканировать документы, а также удобно оплачивать обработанные материалы с помощью карты , электронного перевода , SMS или BLIK . Ничто не мешает вам внедрять подобные решения в бизнес-среде, например, в общих офисных помещениях ( коворкинг ). Готова ли ваша компания заменить устаревшие устройства новыми?
